Wie die qualifikationsorientierte Dienstplanung gelingt

Malteser Marienhospital Pflegeeinrichtung geht neue Wege

Wenn sich Pflegeeinrichtungen neu aufstellen, geschieht das selten lautlos. Prozesse verändern sich, Mitarbeitende werden verunsichert, Rollen müssen neu definiert werden. In Erlangen hat sich die Malteser Marienhospital Pflegeeinrichtung daran gemacht, die Abläufe im Rahmen des Personalbemessungsverfahrens (PeBeM) zu überarbeiten – Schritt für Schritt, mit viel Kommunikation und einer klaren Vision: zukunftsfähige Pflege ohne Qualitätsverlust.

„Wir haben uns auf den Weg gemacht“, sagt Einrichtungsleiter Thomas Sawinsky in seinem Vortrag zur qualifikationsorientierten Dienstplanung auf dem Messekongress der ALTENPFLEGE 2025 in Nürnberg. Er gab neben der Einführung des Organisationsexperten Michael Wipp Einbliccke in die Praxuis. Das Ziel war klar: die PeBeM-Vorgaben so umsetzen, dass sie im Alltag tragfähig sind. Dabei setzte die Einrichtung auf analoge Mittel. Eine allen zugängliche Stecktafel wurde zum Steuerungsinstrument. Nicht digital, aber dennoch ausgesprochen wirksam.

Kommunikation statt Chaos

Ein Erfolgsfaktor: konsequente Information. Die Leitung sprach mit Fach- und Hilfskräften, bezog Betreuungskräfte, Angehörige und Bewohner ein. „Das A und O ist mit den Leuten sprechen“, so Sawinsky.

Mit klar zugewiesenen Aufgaben, strukturierter Einarbeitung und gezielter Schulung – insbesondere zur Einordnung der Vorbehaltsaufgaben – wurden Unsicherheiten abgebaut. Ein durchdachter Umstrukturierungsprozess folgte: Aus drei Wohnbereichen wurden zwei, inklusive räumlicher Neuaufstellung und Aufgabenverteilung.

Von der Theorie in die Praxis

Der Träger unterstützte den Prozess durch zeitnahe Pflegesatzverhandlungen, Projektbegleitung und Coaching. Dennoch: Die Umsetzung forderte Geduld und Kompromissbereitschaft. Aus drei wurden zwei Wohnbereiche. Der Verlust einer Wohnbereichsleitung wurde zur Chance umgedeutet – zwei motivierte Kolleginnen übernahmen die Führung.

„Wir wollen uns zukunftsfähig ausrichten, ohne dass wir Qualität verlieren“, sagt Sawinsky. Teamentwicklung, Mitarbeiterhospitationen und Schulungen sorgten für das nötige Rüstzeug.

Mitarbeiterbefragung zeigt Ansatzpunkte

Eine umfassende Mitarbeiterbefragung zeigte, wo noch nachjustiert werden muss. Die Rückmeldungen flossen in die Weiterentwicklung des neuen Systems ein. Gleichzeitig wurde die Fachkraftquote temporär angepasst – mit Zustimmung der Heimaufsicht – um Handlungsspielräume zu schaffen. Die Maßnahmen reichten vom Umbau der Stationszimmer bis zur Sensibilisierung aller Mitarbeitenden für neue Rollenverständnisse.

Der Umbau in Erlangen ist noch nicht abgeschlossen. Doch er zeigt, dass Wandel machbar ist – wenn er mit Konsequenz, Kommunikation und einem klaren Blick für das Machbare umgesetzt wird.

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