Rollen und Aufgaben mit dem Rollen-Canvas visualisieren

Du erfährst in diesem Beitrag,

• was ein Rollen-Canvas ist,
• welche Elemente ein Canvas enthalten kann,
• wie du ein Rollen-Canvas praktisch anwenden kannst,
• Tipps zur Arbeit mit dem Rollen-Canvas

Warum die Stellenbeschreibung nicht weiterhilft

Kollegen sagen mir oft, wir haben Stellenbeschreibungen. Diese werden von Führungskräften und Qualitätsmanagementverantwortlichen aktualisiert und dann ausgehändigt. Richtig – und das wird auch weiter so sein. Nur – wir ändern die Stellenbeschreibungen ja nicht kontinuierlich und viele Aspekte der Interaktion im Team finden sich in einer Stellenbeschreibung nur grob oder gar nicht umrissen. In dem anstehenden Veränderungsprozess sprechen wir über eine fließende, sich fortlaufend entwickelnde Anpassung, die ein weniger sperriges Hilfsmittel für den Alltag benötigt und neben dem „Was“ auch das „Wie“ der Zusammenarbeit abbildet. Ein solches Hilfsmittel ist das Rollen-Canvas.

Canvas ist die englische Bezeichnung für Leinwand. 2010 veröffentlichten Alexander Osterwalder und Yves Pigneur ihre Idee, als Werkzeug für die gemeinsame Entwicklung von Geschäftsmodellen ein Plakat einzusetzen. Auf der Basis dieses „Business Model Canvas“ entwickelte Christian Botta ein Plakat zur Rollenklärung in Projekt-Teams, das Role Model Canvas oder kurz Rollen-Canvas.

Bei einem Rollen-Canvas handelt es sich also um ein Hilfsmittel, das Informationen zu Rollen und Aufgaben visualisieren hilft. Der große Vorteil liegt darin, dass die Art der Darstellung die gemeinsame Ausarbeitung und das gemeinsame Verständnis über Rolle und Aufgabe im Team unterstützt.

Aufbau und Inhalt eines Rollen-Canvas

Anders als Tabellen oder lange Texte ist die graphische Darstellung mit einem Canvas sehr übersichtlich und leicht zu erfassen. Auch Piktogramme wie Sie sie von Sketch Notes kennen, können genutzt werden. Es gibt einige Elemente, die Sie auf jeden Fall in ihrer Vorlage bedenken sollten und andere Aspekte, die Sie selbst definieren können. Ich erkläre Ihnen an meinem Plakat die Punkte, die ich ausgewählt habe, um die Rollen in einer kompetenzorientierten Zusammenarbeit zu klären. Am Ende des Beitrags finden Sie Hinweise zum Original von Botta und weiteren Beispielen mit anderen Feldern.

Diese 4 Punkte sollten bei keinem Rollen-Canvas fehlen:

• Bezeichnung der Rolle. Für jede Rolle wird ein eigenes Plakat erstellt.
• Zweck/ Ziel der Rolle. Ein Bewusstsein und ein gemeinsames Verständnis über die Ziele der Rolle zu schaffen, ist oft schon die halbe Miete.
• Primäre Aufgaben der Rolle. Hier sollten nur die Kernaufgaben aufgeführt werden und nicht ein ganzer Tätigkeitskatalog.
• Verantwortung und Entscheidungen der Rolle. In diesem Feld wird festgehalten, was genau die Rolle entscheidet und verantwortet unter Beachtung der vorbehaltenen Aufgaben nach § 4 PflBG und den Ausbildungsverordnungen für Pflegefachassistenten.

Um eine qualifikations- und kompetenzgerechte Zusammenarbeit zu erreichen, ist es mir wichtig über die Erwartungen an die Rollenträger durch die anderen Teammitglieder, Angehörigen, Bewohnern und Ärzte zu sprechen. Daher habe ich die Felder „Qualifikation & Wissen“ und „Erwartungen an“ aufgenommen.

Mir erscheint es auch wichtig, dass ein Bewusstsein darüber entsteht, dass wir in einer Funktion je nach Situation unterschiedliche Rollen einnehmen. Deshalb gibt es auch dafür ein Feld. Herausforderungen und Chancen, die sich aus der Rolle für den Rollenträger und das Team ergeben finden genauso Raum auf dem Canvas wie Einwände. Zu guter Letzt zeichnet das Kompetenzprofil mit zwei oder drei Sätzen ein zusammenfassendes Rollenbild.

Mit dem Rollen-Canvas arbeiten

Das Wichtigste vorweg

Im Zentrum steht die gemeinsam im und mit dem Team diskutierte Rollenklärung. Die Inhalte werden mit Hilfe des Plakats visualisiert.

Zur Vorbereitung des Workshops oder der Besprechung erstellen Sie zunächst eine Plakatvorlage. Sie können dazu Flipchart-Papier im Querformat verwenden, dass Sie an einer Moderationswand anbringen. Sie benötigen für jede Rolle ein eigenes Poster. Für die Erarbeitung der Inhalte bieten sich Post-its an, da man diese einfach umhängen oder auch entfernen kann.

Wenn Sie über ein Smart-Board verfügen, können Sie ein Whiteboard vorbereiten. Wenn Sie eine digitale oder hybride Durchführung planen, können Sie Whiteboards in Teams oder Zoom nutzen oder auf interaktive Anwendungen wie Miroboard oder Muralboard zurückgreifen. Eine zu 100% DSGVO-konforme Lösung bietet Conceptboard an.

Zur Durchführung können Sie entweder alle Rollen in Kleingruppen gleichzeitig bearbeiten lassen – vorausgesetzt Sie haben so viel Platz und Stellwände – oder die Rollen nacheinander bearbeiten.

Die Teilnehmenden befüllen das Plakat, indem sie vor dem Poster stehend ihre Gedanken auf die Haftnotizen schreiben und ankleben. Zu Beginn sollte das jedes einzelne Teammitglied für sich und schweigend machen. Danach können die Teilnehmenden darüber diskutieren und das Canvas möglichst vollständig ausfüllen. Es ist nicht wichtig, in welcher Reihenfolge die Felder ausgefüllt werden. Es kann jedoch hilfreich sein, den Teilnehmenden für jedes Feld ein oder zwei Leitfragen an die Hand zu geben.

Am Ende sollten die Arbeitsergebnisse diskutiert und sichtbar gewordene Unklarheiten geklärt werden. Die erstellten Rollenbilder können dann im Besprechungsraum aufgehängt und als Handout den Teilnehmenden mitgegeben werden.

Ich empfehle Ihnen mit diesen erarbeiteten Rollen-Canvas konsequent im Alltag zu arbeiten. Sie sollten bei jeder auftretenden Unklarheit oder Konfliktsituation im Team herangezogen und ggfs. evaluiert werden. Damit erwächst ein gemeinsames Rollenverständnis, das sich mit den Veränderungsprozessen weiterentwickelt.

Meine Tipps für die Praxis

• Um die neuen Rollen in der Zusammenarbeit entwickeln zu können, sollte das Team im Vorfeld bereits gut über die Vorbehaltsaufgaben und den neuen Personalmix informiert worden sein.
• Es kann als Einstieg hilfreich sein, eine konkrete Versorgungssituation aus dem Alltag als Beispiel zu geben. Frau X, Pflegegrad 4 benötigt diese und jene Hilfeleistungen… einschließlich der Betreuungsleistungen.
• Vergessen Sie nicht, auch die Rolle der Führungskräfte in den Klärungsprozess einzubeziehen.
• Achten Sie bei der Moderation darauf, sich nicht in Details zu verzetteln.
• Am Ende sollte das Team einen Konsens über die jeweilige Rolle gefunden haben.

Und hier noch – wie eingangs angekündigt – einige Hinweise zu weiterführenden Informationen und Varianten zum Rollen-Canvas für Sie:

• Botta bietet das von ihm entwickelte Rollen-Canvas als Vorlage zum Download an.
• Eine weitere Variante hat Nadine Kügeler von wirkzam entwickelt. Sie stellt diese ebenfalls als Vorlage auf ihrer Website bereit. Sie bietet auch ein sehr schönes Video auf YouTube an, in dem sie ihr Rollen-Canvas erläutert.
• Manuel Styrsky (Smart Leadership) hat die Vorlage von Botta leicht modifiziert und ein kurzes Erklärvideo (3 Minuten) dazu auf YouTube veröffentlicht. Ganz hilfreich, auch um die Methode den Teilnehmenden kurz zu erklären.

Mein Fazit

Gerade bei den Veränderungsprozessen zum Rollenverständnis kommt es auf die systematische Beteiligung aller Teammitglieder an. Das Rollen-Canvas ist ein einfaches Werkzeug, mit dem sich ein konstruktiver Austausch im Team zielführend moderieren lässt. Die benötigten Arbeitsmaterialien sind in jeder Einrichtung vorhanden. Die Arbeitsergebnisse sind visuell ansprechend und praxistauglich festgehalten und können damit auch leicht im Arbeitsalltag genutzt werden. Das Hilfsmittel kann selbstverständlich die individuelle und kollektive gedankliche Auseinandersetzung nicht ersetzen, sondern diese nur unterstützen.

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